明确年会目的和主题

需要明确年会的目的是什么，是为了表彰员工、加强团队凝聚力，还是为了展示公司文化和发展方向等，根据目的确定年会的主题，主题应该与公司的文化和年会的目标相符合。

确定时间和地点

根据年会的主题和目的，确定年会的具体时间和地点，考虑到邢台的气候和交通情况，选择一个适合举办年会的日期和地点。

制定预算

根据年会的规模和预期效果，制定合理的预算，预算应该包括场地租赁、餐饮、音响设备、节目策划、礼品采购等方面的费用。

策划节目和活动

根据年会的主题和目的，策划一系列的节目和活动，可以包括员工表演、公司领导致辞、颁奖典礼、互动游戏等环节，要考虑到活动的趣味性和参与度，让员工能够积极参与其中。

邀请嘉宾

如果需要邀请嘉宾参加年会，应该提前与嘉宾联系并确定具体的邀请函内容和时间，嘉宾可以是公司领导、合作伙伴、行业专家等。

场地布置和餐饮安排

根据年会的主题和规模，进行场地布置和餐饮安排，场地布置应该符合主题要求，营造出良好的氛围，餐饮安排应该考虑到员工的口味和饮食习惯，提供合理的餐饮服务。

年会结束后，需要进行后期跟进和总结，及时收集员工的反馈意见，对年会的成功之处和不足之处进行总结和分析，为今后的活动提供经验和借鉴。