1、明确需求：明确您对年会策划的具体需求，包括活动的主题、规模、预算、参与人员等信息，这样有助于您更好地选择合适的公司。

2、网络搜索：通过搜索引擎，输入“嘉定区年会策划招标公司”等关键词，可以找到一些相关的公司，注意查看公司的官方网站、社交媒体账号等，了解公司的规模、业务范围、成功案例等信息。

3、咨询朋友或同事：向身边的朋友或同事咨询，了解他们是否有过类似的策划经验，是否推荐某些公司。

4、参考行业榜单：查看行业内的榜单或评价，了解嘉定区内的年会策划公司排名和口碑。

5、实地考察：对筛选出来的几家公司进行实地考察，了解公司的办公环境、团队规模、设备设施等情况，可以与公司负责人或项目经理进行沟通，了解公司的策划能力、执行能力、服务态度等方面。

6、招标流程：根据公司的招标要求，制定招标文件，明确招标条件、投标要求、评分标准等内容，将招标文件分发给选定的几家公司，让他们进行投标。

7、综合评估：对各家公司的投标方案进行综合评估，包括策划方案的创新性、可行性、预算合理性等方面，考虑公司的实力、口碑、服务态度等因素，选择最合适的公司。

选择一家合适的年会策划公司需要综合考虑多方面因素，建议您在选择时谨慎决策，与多家公司进行沟通，了解他们的服务内容和价格，以便更好地选择最适合您的公司。